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從剛剛畢業(yè)出來(lái)當(dāng)一名菜鳥(niǎo)開(kāi)發(fā)工程師，整天編寫(xiě)著代碼，在不知不覺(jué)中走過(guò)了10個(gè)年頭，中間經(jīng)歷了從普通的開(kāi)發(fā)工程師到自己創(chuàng)業(yè)，再到二次創(chuàng)業(yè)。也從普通的開(kāi)發(fā)工程師到產(chǎn)品經(jīng)理或技術(shù)經(jīng)理，再到現(xiàn)在產(chǎn)品經(jīng)理和管理者。

從一開(kāi)始創(chuàng)業(yè)就有考慮公司管理和激勵(lì)機(jī)制，如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)進(jìn)度可跟蹤、可管理，如何建立有效、透明、可落地執(zhí)行的激勵(lì)機(jī)制。所以我們就自主開(kāi)發(fā)了一套比較簡(jiǎn)單的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。通過(guò)把每個(gè)項(xiàng)目的所有功能點(diǎn)導(dǎo)入到系統(tǒng)，每個(gè)功能點(diǎn)評(píng)估相應(yīng)的業(yè)績(jī)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)每個(gè)開(kāi)發(fā)人員完成的功能點(diǎn)來(lái)統(tǒng)計(jì)完成的業(yè)績(jī)。項(xiàng)目經(jīng)理在系統(tǒng)進(jìn)行安排人員，安排時(shí)間。開(kāi)發(fā)工程師則會(huì)看到自己被安排的任務(wù)，根據(jù)每個(gè)任務(wù)進(jìn)行開(kāi)發(fā)和更新進(jìn)度。然后再加上一些財(cái)務(wù)收入支出的管理功能就在公司內(nèi)部上線使用了。但是我們開(kāi)始試運(yùn)行了一兩個(gè)項(xiàng)目，就發(fā)現(xiàn)很難執(zhí)行下去，導(dǎo)致直接停止使用項(xiàng)目管理的功能，原因有如下幾點(diǎn)：

1. 一個(gè)項(xiàng)目的周期少則一個(gè)月，多則3、4個(gè)月或更多，項(xiàng)目經(jīng)理需要為所有的功能點(diǎn)安排相關(guān)的時(shí)間點(diǎn)，工作量非常大，另外也很難清楚每個(gè)開(kāi)發(fā)人員自己的時(shí)間安排，時(shí)間安排上會(huì)有沖突。
2. 開(kāi)發(fā)人員在開(kāi)發(fā)過(guò)來(lái)中，經(jīng)常會(huì)忘記計(jì)算每個(gè)功能點(diǎn)開(kāi)發(fā)的時(shí)間，這樣就沒(méi)有辦法通過(guò)時(shí)間來(lái)核算開(kāi)發(fā)成本。

現(xiàn)在系統(tǒng)就只有使用一下財(cái)務(wù)管理的模塊，但是在途中，我們公司被一家成立了10來(lái)年的軟件公司全資收購(gòu)。本想著成立了10來(lái)年的軟件公司應(yīng)該會(huì)有一套比較完善的管理系統(tǒng)，等我們到了新公司，才發(fā)現(xiàn)公司的管理還是比較傳統(tǒng)，一切管理都依賴(lài)excel來(lái)完成。新公司之前也購(gòu)買(mǎi)過(guò)管理系統(tǒng)，自己也開(kāi)發(fā)過(guò)一套管理系統(tǒng)，但是都沒(méi)有使用起來(lái)，所以一直來(lái)都使用excel來(lái)完成管理，也導(dǎo)致了很多財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)有很大的難度，更別說(shuō)項(xiàng)目的管理數(shù)據(jù)了，說(shuō)完了就沒(méi)有項(xiàng)目管理這么一說(shuō)，就是靠人工進(jìn)行管理，績(jī)效部門(mén)老大說(shuō)了算。但是公司近期又準(zhǔn)備引入辦公系統(tǒng)，所以找了一家公司的管理系統(tǒng)，但是我看了比較符合工廠的生產(chǎn)管理，不太適合公司的項(xiàng)目管理。另外我們管理層討論決定怎么樣來(lái)設(shè)定績(jī)效，怎么來(lái)統(tǒng)計(jì)成本，經(jīng)大家一致決定，我們還是準(zhǔn)備在我們的之前的那套系統(tǒng)上進(jìn)行改進(jìn)，讓每個(gè)開(kāi)發(fā)人員在每做完一個(gè)功能點(diǎn)就更新進(jìn)度和填寫(xiě)花費(fèi)的工時(shí)，通過(guò)管理工時(shí)的方式來(lái)進(jìn)行核算成本。所以在我們?cè)械墓δ苌咸砑右韵鹿δ埽?/p>

1. 簡(jiǎn)單的CRM客戶(hù)管理功能:讓每個(gè)銷(xiāo)售的客戶(hù)記錄和拜訪記錄都錄入系統(tǒng)，公司領(lǐng)導(dǎo)可以查看到銷(xiāo)售跟進(jìn)的客戶(hù)情況，以便提供相應(yīng)的支持。
2. 合同管理功能:管理公司的各種類(lèi)型的合同，還完成合同的審批流程。
3. 任務(wù)管理功能：開(kāi)發(fā)人員可以查看自己的工作任務(wù)和填寫(xiě)項(xiàng)目日志。
4. 收支明細(xì)總覽表：可以分析每月的各個(gè)細(xì)項(xiàng)的收入、支出、統(tǒng)計(jì)和盈利情況。

更新升級(jí)后，在公司使用了大概有半年的時(shí)間，大家反饋?lái)?xiàng)目管理這塊的功能還是用不起來(lái)，最后還是導(dǎo)致了這塊的功能被拋棄不用了。最重要的一點(diǎn)是開(kāi)發(fā)人員的時(shí)間主要都是花費(fèi)在做項(xiàng)目上，根本就忘記需要更新進(jìn)度和更新每個(gè)功能所花費(fèi)的工時(shí)，這直接導(dǎo)致了按照工時(shí)的方式來(lái)管理成本行不通。

又過(guò)了兩年左右的時(shí)間吧，自己又回到創(chuàng)業(yè)的道路，創(chuàng)業(yè)的方式還是做一些軟件的開(kāi)發(fā)。如果在項(xiàng)目的管理上，沒(méi)有很好的改進(jìn)和建立一套可執(zhí)行落地激勵(lì)方案，那對(duì)于我們后面的發(fā)展也有限制，在項(xiàng)目管理上也要花入更多的成本卻不會(huì)提高很多的效率。所以我還是想著在原有的系統(tǒng)上進(jìn)行改進(jìn)，總是相信通過(guò)不斷的改進(jìn)，一定可以開(kāi)發(fā)出一套可以很好執(zhí)行的項(xiàng)目管理系統(tǒng)。我們改進(jìn)的功能如下：

1. 我們之前管理每個(gè)功能點(diǎn)的時(shí)間，相當(dāng)于管理過(guò)程。我們現(xiàn)在只管理結(jié)果，就是只統(tǒng)計(jì)你每個(gè)月完成的開(kāi)發(fā)業(yè)績(jī)。開(kāi)發(fā)人員只要更新本月已開(kāi)發(fā)完成的功能點(diǎn)，系統(tǒng)就可以統(tǒng)計(jì)你每月的業(yè)績(jī)。如下圖：

圖1：開(kāi)發(fā)人員業(yè)績(jī)報(bào)表

1. 我們把項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)發(fā)的時(shí)間定義為兩個(gè)時(shí)間，一個(gè)是項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的交付時(shí)間進(jìn)行功能點(diǎn)的安排時(shí)間（這里只安排時(shí)間，不安排開(kāi)發(fā)人員）。每周給客戶(hù)提供的完成進(jìn)度表就可以按這個(gè)時(shí)間進(jìn)行更新?tīng)顟B(tài)提供。另外一個(gè)時(shí)間則是對(duì)應(yīng)開(kāi)發(fā)人員根據(jù)自身的情況進(jìn)行安排的時(shí)間，這個(gè)時(shí)間不對(duì)客戶(hù)開(kāi)放，只在內(nèi)部查看實(shí)際的人員與時(shí)間安排。開(kāi)發(fā)人員也基本上是每周才去領(lǐng)取任務(wù)和填寫(xiě)時(shí)間，這樣填寫(xiě)出來(lái)的時(shí)間比較接近實(shí)際的工作情況。根據(jù)開(kāi)發(fā)人員填好的開(kāi)發(fā)時(shí)間，我們也就可以看到開(kāi)發(fā)人員的總體時(shí)間安排和是否有閑置時(shí)間，如下圖：

圖2：閑置時(shí)間查看

1. 項(xiàng)目每天的項(xiàng)目進(jìn)度更新跟蹤和項(xiàng)目進(jìn)度詳情，開(kāi)發(fā)人員每天更新相應(yīng)的功能進(jìn)度，就可以統(tǒng)計(jì)出每個(gè)項(xiàng)目每天的增長(zhǎng)進(jìn)度和項(xiàng)目總進(jìn)度，也可以查看項(xiàng)目的總進(jìn)度詳細(xì)表，如下圖：

圖3：項(xiàng)目進(jìn)度表

圖4：項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤表

圖5：項(xiàng)目工時(shí)統(tǒng)計(jì)表

圖6：工時(shí)跟蹤表

圖7：項(xiàng)目進(jìn)度詳細(xì)表

1. 添加客戶(hù)端小工具，每30分鐘提醒開(kāi)發(fā)人員當(dāng)前開(kāi)發(fā)是哪個(gè)項(xiàng)目，如果當(dāng)前開(kāi)發(fā)的不是當(dāng)前選中的項(xiàng)目，則重新選擇當(dāng)前正在開(kāi)發(fā)的項(xiàng)目。每30分鐘提醒，主要是怕開(kāi)發(fā)人員忙于開(kāi)發(fā)，忘記切換項(xiàng)目了，另外30分鐘的這個(gè)頻次也不會(huì)太高，誤差也不會(huì)太大。這樣就方便統(tǒng)計(jì)每天在各個(gè)項(xiàng)目所花費(fèi)的時(shí)間。也方便根據(jù)時(shí)間來(lái)統(tǒng)計(jì)核算成本了。如下圖：

圖8：工時(shí)統(tǒng)計(jì)表

1. 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目的利潤(rùn)，根據(jù)開(kāi)發(fā)人員所花費(fèi)的時(shí)間比例*工資進(jìn)行換成人工成本放到相應(yīng)的項(xiàng)目，再加上項(xiàng)目的另外的費(fèi)用，就可以查看本項(xiàng)目是否有盈利。如下圖：

圖9：項(xiàng)目利潤(rùn)報(bào)表

1. 自動(dòng)生成實(shí)施進(jìn)度表：開(kāi)發(fā)人員只需要在系統(tǒng)上更新功能的完成狀態(tài)，我們?cè)谙到y(tǒng)進(jìn)直接導(dǎo)出實(shí)施進(jìn)度表，省去人工制作進(jìn)度表的麻煩，也是減少項(xiàng)目經(jīng)理制作表格的時(shí)間，如下圖：

圖10：項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度表

1. mac電腦和window一個(gè)小工具，如下圖：

圖11：

1. 為了方便記錄項(xiàng)目的各種資料和一些通用的資料，我們又添加一個(gè)項(xiàng)目資料管理和文檔管理功能，文檔可以進(jìn)行樹(shù)形結(jié)構(gòu)分類(lèi)，還可以進(jìn)行分類(lèi)權(quán)限的設(shè)置，還包括工資單在線制作和請(qǐng)假、加班等功能。

目前這套系統(tǒng)已在現(xiàn)在的公司運(yùn)營(yíng)差不多兩年，功能的使用完全很容易落地執(zhí)行，基本上對(duì)于項(xiàng)目的管理已經(jīng)是標(biāo)準(zhǔn)化和量化管理。通過(guò)這個(gè)系統(tǒng)其實(shí)也很容易發(fā)現(xiàn)一些混日子的員工。除了目前列出來(lái)的功能點(diǎn)，還有針對(duì)項(xiàng)目接口api、測(cè)試用例、自動(dòng)化測(cè)試、測(cè)試報(bào)告都已在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)和落地執(zhí)行，由于文章篇幅有限，這塊的內(nèi)容后面再用一個(gè)文章來(lái)說(shuō)明。

這里有一個(gè)實(shí)實(shí)際際的案例，就是小編由于家里有事，呆在老家一個(gè)月，就是通過(guò)這套系統(tǒng)進(jìn)行工作的安排、項(xiàng)目協(xié)調(diào)、項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)協(xié)調(diào)、項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤，也能很好的進(jìn)行項(xiàng)目管理。最后發(fā)現(xiàn)這套系統(tǒng)最終能落地執(zhí)行的原因：

1. 不需要開(kāi)發(fā)人員花太多時(shí)間來(lái)使用系統(tǒng)，只需要每天下班進(jìn)行更新相應(yīng)的進(jìn)度。

2、系統(tǒng)多次升級(jí)，已經(jīng)符合了人的使用習(xí)慣。

3、系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、有效，可以用于考核、激勵(lì)和決策。

4、數(shù)據(jù)能反應(yīng)出項(xiàng)目當(dāng)前的實(shí)際情況，可以快速做出協(xié)調(diào)的動(dòng)作。

最后總結(jié)一下：我們現(xiàn)在在項(xiàng)目管理上只需要花費(fèi)很少的時(shí)間，就能很好的管理好項(xiàng)目，并能標(biāo)準(zhǔn)化的生成我們需要的文檔，同時(shí)系統(tǒng)也能統(tǒng)一項(xiàng)目經(jīng)理管理思維和賦能。本人也是一名實(shí)實(shí)在在的碼農(nóng)出身，目前也專(zhuān)注于產(chǎn)品經(jīng)理、公司管理上的一些研究，歡迎有興趣的一起交流探討！微信（手機(jī)同號(hào)）：15920323068！